Demande d'organisation de manifestation

Ce sujet est fait à partir de la demande de ma Ville mais...
il faut savoir si votre commune ou celle où aura lieu la manifestation a déjà un dossier prêt...

Ce document est une fiche technique à compléter par l'organisme extérieur sollicitant l'accord de la Ville, pour l'organisation d'une manifestation sur le territoire de la Commune.

Il doit être envoyé au moins un mois à l'avance

1. Demandeur
Nom de l'établissement :
Responsable de l'opération :
Tél :
Fax :
Adresse mail :
Adresse :

2 - Description de la manifestation
Intitulé de la manifestation :
Nature (kermesse, parcours sportif, brocante...) :
Présentation de la manifestation/action :
Date :
Horaires :
Lieu :
... Si le lieu est un bâtiment :
Propriétaire des locaux :
Nature et superficie des locaux utilisés :
Assureur et n° de police d'assurance :
Nombre de personnes attendues :
... Si le lieu est un espace de plein air :
Propriétaire du terrain :
Voiries et domaine public utilisés :
Nombre de personnes attendues :

3 - Organisation matérielle
Descriptif de l'organisation mise en oeuvre :
Nombre de personnes affectées et détail de leurs fonctions :
Plan de la manifestation (y indiquer les prises de courant et leur ampérage) :
Contingences techniques :
...Alimentation électrique spécifique (détail) :
Descriptif des appareils à brancher (mentionner la puissance et l'ampérage de chaque appareil) :
Branchements : monophasés ou triphasés
Nombres de prises 16A, 32A et 64A
... Estrades, tribunes, tentes, chapiteaux, constructions en hauteur (détail) :
... Niveau et impact des volumes sonores produits :
Services municipaux sollicités (propreté, entretien, fêtes et cérémonies...) :

Courriers ou formulaires à fournir
- la présente déclaration (obligatoire)
- société de gardiennage (facultatif)
(copie du devis détaillé à la Police nationale et/ou municipale)
nombre de vigiles :
- Courrier Police Nationale (obligatoire)
à Mr le Commissaire Divisionnaire
+ copie à la police municipale
- Courrier Pompiers (obligatoire)
au Major
- Déclaration à la Préfecture (grands rassemblements)
Service interministériel de défense et de protections civiles
- Courrier aux habitants (facultatif)
- Courrier à l'Hôpital (grands rassemblements)
à Mr le Directeur
- Demande de dérogation horaires (annexe 1)
- Licence débit de boissons en cas de vente (annexe 1)
- Assurance à fournir le jour de la réunion du Groupe "manifestation"
- Formulaire demande de matériel (annex 2)
- demande d'occupation du domaine public (annexe 3)
- demande d'arrêté municipal de voirire (annexe 4)
- Formulaire communication (annexe 5)
- Formulaire demande d'organisation de manifestation avec distribution de denrées alimentaires (annexe 6)

4 - Observations du demandeur

Le descriptif ci-dessus complété engage le demandeur à en respecter le contenu dans la mise en oeuvre de la manifestation, sauf modifications demandées par la Ville à l'issue de l'examen du dossier.

Fait à............, le
Nom, prénom et signature :

Annexe 1 : Deamnde d'autorisation de vente de boissons et dérogation horaires

Vente de boissons : licence I ou licence II
Dérogation horaires (au-delà de 1 h 00 du matin) : Oui Non
Titre de la manifestation :
Date :
Horaires :
Lieu :
Nom de l'organisateur :
Tél :
Fax :
Adresse mail :
Adresse :
Date de la commission du groupe "manifestations" :

Annexe 2 - Demande de prêt de matériel

Très utile pour le centre technique municipal

Toute manifestation, de votre association ou de votre établissement, organisée sur le territoire de la ville, ou dans l'un de ses équipements publics, doit faire l'objet de cette demande.
Le but étant bien entendu de saisir les services municipaux le plus tôt possible pour vos besoins en équipement et matériel.

Ce dossier regroupe les principales demandes sollicitées obligatoirement auprès de nos services et n'exclut pas les demandes légales que vous pouvez être amené à effectuer auprès d'autres autorités (préfecture, police, fédérations sportives, assurances...).

L'organisateur
Nom de l'association ou de l'établissement :
Adresse :
Personne à contacter :
Nom :
Prénom :
Adresse :
Téléphone :

Nature de la manifestation
Nature :
Date :
Horaires :
Lieu(x) d'emploi du matériel

Matériel
ceci est donné à titre d'exemple (voir dans votre commune ce qu'il est proposé)
Banc(s)
Barrière(s) manifestations longueur 2.50
Chaise(s) en plastique moulée(s)
Chaise(s) pliante(s) en fer
Conteneur(s) à déchets
Estrade(s) modulable(s) maxi 69 m2
Grille(s) d'exposition
Isoloir(s)
Panneau(x) d'exposition en feutrine
Plancher en bois maxi 64 m2
Plateau(x) en bois 2.70 x 0.75 (avec 2 tréteaux)
Plateau(x) en bois 3.00 x 0.75 (avec 2 tréteaux)
Praticabl(s) réglable(s) en hauteur 2.00 x 1.00
Table(s) pliante(s) en bois 2.00 x 0.75
Table(s) pliante(s) en PVC 1.80 x 0.80
Tribune 124 places assises
Urne(s)

Sauf disposition particulière, le transport aller et retour du matériel doit être assuré par l'emprunteur.
Date d'enlèvement du matériel :
Date de retour du matériel :

Autres prestations : Oui Non
Si oui, lesquelles ?

Je m'engage :
- à rembourser la ville en cas de vol, disparition ou dégradation du matériel mis à ma disposition, selon la valeur de remplacement ;
- à ne rechercher aucune responsabilité de la ville en cas de sinistre lié à la manifestation ;
- à prévoir toutes assurances nécessaires à la manifestation.

Fait à :
Le :
Signature :
Qualité du signataire :

Annexe 3 - Demande d'occupation du domaine public temporaire

Période :
Date et heure de début :
Date de heure de fin :

Nature des interventions :

Lieu (descriptif exact) :

Demandé par :
Nom :
Prénom :
Qualité :
Adresse :
Tél :
Adresse mail :

Annexe 4 - Demande d'établissement d'arrêté municipal temporaire de voirie

Période :
Date et heure de début :
Date et heure de fin :

Nature des interventions :

Lieu (descriptif exact) :

Nature des restrictions (stationnement ou/et circulation) souhaitées :

Demandé par :
Nom :
Prénom :
Qualité :
Adresse :
Tél :
Fax :
Adresse mail :

Annexe 5 - Demandes liées à la communication

- Utilisation du logo de la Ville
un bon à tirer des documents comportant le logo de la ville devra être soumis pour validation par le service communication.

- Insertion d'une information dans le journal municipal
= sous réserve de place disponible.
Les informations devront être communiquées au moins 3 mois avant la date de la manifestation.

- Insertion sur le site internet de la ville
Merci de fournir :
... Texte (le service communication se réserve la possibilité de modifier le texte fourni) :
Un titre court
Un texte d'accroche (environ 5 lignes sous traitement de texte)
Un texte descriptif (environ une dizaine de lignes sous traitement de texte)
... Image :
Un visuel de la manifestation (format JPG, PDF, EPS) : affiche, logo...
Une ou plusieurs photographies (exposition, artiste, oeuvre...)
... Document :
Une plaquette ou un programme en format PDF ou traitement de texte pour permettre son téléchargement sur le site.
... Renseignements :
Si la manifestation est payante, indiquer les différents prix d'entrée
Un numéro de téléphone pour les renseignements éventuels
une adresse de site Internet si existant.

L'organisateur atteste que tous les documents fournis sont libres de droits.
Dans le cas contraire, indiquer clairement les mentions obligatoires.

- Demandes particulières :

Annexe 6 - Organisation de manifestation avec distribution de denrées alimentaires

Titre de la manifestation :
Date :
Horaires :
Lieu :
Nombre de personnes attendues :
Nom de l'organisateur et téléphone :

Traiteur : Oui Non
Si oui, Nom :
Adresse :
N° agrément ou de dispense :
Si non, nom des fournisseurs et liste détaillée des aliments distribués :

Dispositions générales :

Ce formulaire devra faire mention :
du lieu, de la date et des horaires de la manifestation
du nombre de personnes attendues
de la liste détaillée des aliments distribués et de leur provenance
selon le cas, du numéro d'agrément du traiteur employé et son adresse.

Si vous faites appel à un établissement qui n'a pas d'agrément, vous devrez lui demander de se rapprocher de la DDSV de votre département, afin d'obtenir la dispense d'agrément.

Il vous sera demandé de respecter :
Les prescriptions du 9 mai 1995, réglementant l'hygiène des aliments remis directement aux consommateurs
Les règles d'hygiène du personnel distribant les denrées alimentaires
La chaîne du froid
Les activités d'élaboration d'aliments dans les classes, notamment dans le premier degré de l'enseignement scolaire, ainsi que les goûter ou repas organisés par les parents d'élèves pour les anniversaires des enfants ou les fêtes de fin d'année scolaire, y compris les kermesses, lotos et autres réunions de convivialité ou d'entraide en milieu scolaire, qui sont des moments importants de la vie scolaire, n'étant pas couvertes par les dispositions de l'arrêté du 9 mai 1995 relatif à l'hygiène des aliments remis directement aux consommateurs, bien que ces activités conduisent stricto sensu à la remise directe d'aliments au consommateur (se référer à la circulaire du n°2002-004 du 03-01-2002.

Dans la mesure du possible, il est conseillé de conserver pendant cinq (5) jours un échantillon témoin des repas servis (dans une boite hermétique et propre).