Durée de conservation de vos documents

Le guide du classement des documents

Le droit :

Théoriquement, il devrait être possible de se débarrasser d'un document quand toute réclamation à son sujet est devenue impossible, par exemple :

- pour une facture (contestation du montant ou du paiement...) lorsque le délai de recours est épuisé ;
- pour une déclaration de revenus ou un avis d'imposition, lorsque le délai de contrôle dont dispose l'administration est dépassé.

Mais ces délais, dits "de prescription" sont très nombreux et variables entre quelques mois et indéfiniment.

Dans la liste ci-dessous vous trouverez, pour bon nombre de documents usuels, la durée de conservation utile en fonction de leur cible de prescription respective.

Par ailleurs, il peut être utile, dans certains cas de litiges de conserver un papier au-delà du délai de prescription.

Indéfiniment

- Bulletins de salaires et certificats de travail,
- Titres de pensions civiles et militaires,
- Actes de propriété,
- Livret de famille,
- Contrat de mariage,
- Jugement de divorce,
- Donations,
- Allocations chômage,
- Actes notariés,
- Dossiers médicaux.

30 ans

- Factures des entrepreneurs du bâtiment lors d'une construction (garantie contre les vices cachés),
- Reconnaissances de dettes,
- Honoraires d'architectes,
- Justificatifs des droits à pension alimentaire, rente viagère...
- Pièces de banques (pour les non-commerçants),
- Justificatifs du paiement des cotisations retraite des salariés quand l'employeur n'est pas commerçant.

10 ans

- Documents comptables et relevés bancaires (pour les commerçants),
- Justificatifs du paiement des cotisations retraite des salariés quand l'employeur est commerçant,
- Contrats de crédits,
- Factures d'artisans.

5 ans

- Notes d'honoraires des notaires et avocats,
- Justificatifs du paiement :
. des salaires (notamment pour les employés de maison),
. des rentes viagères et des pensions alimentaires,
. des cotisations à l'Assedic,
. des intérêts d'emprunts,
- Quittances de loyers et de charges locatives, charges immobilières,
- Factures EDF-GDF.

3 ans

- Quittances de la redevance télévision,
- Tous les documents concernant les impôts (3 ans après l'année d'imposition),
- Justificatifs du paiement :
. des cotisations de sécurité sociale,
. des cotisations retraite pour les artisans et commerçants.

2 ans

- Notes de frais et d'honoraires des avocats, médecins, chirurgiens, dentistes,
- Factures des commerçants, marchands et autres fournisseurs délivrées à des non-commerçants,
- Quittances d'eau,
- Actes des médecins, pharmaciens, dentistes, chirurgiens.

1 an

- Notes de frais et d'honoraires des huissiers,
- Justificatifs du paiement du pensionnat des enfants,
- Factures de téléphone, de ramonage.

6 mois

- Notes d'hôtel, de restaurant.

Vos droits :

Avant de jeter tel ou tel document, il faut se demander s'il ne présentera pas, ultérieurement, un intérêt comme preuve ou comme justificatif.

Par exemple :

- L'administration fiscale est en droit d'exiger du contribuable qui a opté pour les frais réels dans sa déclaration de revenus les justificatifs des dépenses qu'il a déclarées (hôtel, restaurant...) pendant les 3 ans qui suivent l'année de la dépense.
Ce contribuable doit donc conserver ses notes de frais bien au-delà des 6 mois pendant lesquels elles sont contestables.

- L'assureur à qui vous demandez l'indemnisation d'un sinistrer (vol ou destruction d'un meuble, d'un objet d'art, d'un bijou...) ne manquera pas de vous réclamer la preuve de la valeur des biens sinistrés.
Rien de plus simple si vous avez conservé et classé les factures d'achat, pour chacune de vos dépenses importantes.

- La plus-value dégagée lors de la vente d'un bien immobilier est, en principe, soumise à imposition.
Pour la calculer, on tient compte des frais engagés pour acquérir, entretenir, conserver et améliorer le bien : encore faut-il pouvoir justifier le moment venu en produisant les factures ainsi que le contrat de prêt indiquant le montant des intérêts si le bien a été acquis avec un emprunt.

Quant on sait que l'exonération des plus-values ne s'applique qu'àprès 32 ans de possession du bien, il vaut mieux garder et classer les justificatifs des dépenses durant tout ce temps !

- En cas de divorce les époux doivent répartir entre eux leur patrimoine.
S'ils sont mariés sous le régime légal de la communauté réduite aux aquêts, la date de la facture d'un bien de valeur permet d'établir s'il s'agit d'un bien propre (acquis avant le mariage) ou d'un acquêt de communauté (acheté pendant l'union).
Pour les époux séparés de biens, l'objet acheté sera présumé à celui au nom duquel la facture a été établie.

- Lors du règlement de la succesion d'un proche, vous pouvez être amené à justifier, en produisant un relevé de banque, par exemple, du remboursement d'une somme qu'il vous aurait prêtée.
A l'inverse, vous pouvez produire des factures acquittées par vous, pour son compte, si vous souhaitez en demander le remboursement aux héritiers.



Source : Société Clementina Frog'